Prosedur pengadaan barang di perusahaan merupakan hal penting untuk mendukung jalannya bisnis. Untuk mendukung hal tersebut biasanya suatu perusahaan mempunyai ketentuan khusus, baik tata cara proses pembayaran hingga divisi yang menanganinya. Dengan demikian manajemen mudah mengontrol keluar masuknya barang dan biaya yang digunakan untuk memenuhinya.
Barang-barang kebutuhan kantor bisa bersifat sekali pakai dan habis atau bersifat jangka panjang dan merupakan inventaris. Untuk memudahkan dalam penyediaan barang tersebut, biasanya sudah ada range atau perkiraan budget yang diperbolehkan oleh manajemen.
Tahap dan Prosedur Pengadaan Barang di Perusahaan
Dalam sebuah perusahaan besar, pengadaan barang biasanya menjadi tanggung jawab divisi procurement. Untuk memenuhi kebutuhan barang tersebut tim yang bertanggung jawab harus memperhatikan Standar Operasional Prosedur atau SOP yang berlaku.
Tahap dan prosedur pengadaan barang diperlukan agar semua terkontrol dan meningkatkan efisiensi bisnis yang dijalankan. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, dapat bekerjasama dengan vendor melalui tahap:
-
Mencatat kebutuhan
Langkah pertama, procurement akan mencatat kebutuhan barang yang diperlukan oleh tim. Caranya bisa dengan meminta masing-masing tim untuk mengisi list kebutuhan barang, jumlah dan kapan akan menggunakannya
-
Meminta persetujuan manajemen
Berikutnya, procurement akan mengajukan daftar tersebut dan meminta persetujuan manajemen. Biasanya manajemen akan mempertimbangkan urgent atau tidaknya barang, budget dan waktu untuk mengeluarkan uang sesuai dengan planning sebelumnya.
-
Mencari vendor atau supplier
Berikutnya, setelah mendapat persetujuan, procurement harus segera mencari vendor atau supplier yang akan memenuhi kebutuhan barang tersebut. Biasanya perusahaan meminta minimal 3 vendor yang mengajukan dan memilih satu dari ketiganya. Proses pemilihan melalui beberapa pertimbangan, seperti harga, pelayanan, dan lainnya.
-
Meminta penawaran
Selanjutnya, vendor terpilih harus membuat penawaran. Isinya berupa daftar barang apa saja yang bisa disediakan, berapa jumlah, harga dan waktu pengirimannya. Bisa jadi tidak semua jenis barang yang dibutuhkan dapat disediakan oleh satu vendor saja, tergantung jenis produk yang disediakannya.
-
Negosiasi
Dalam proses penawaran ini pihak vendor dan perusahaan melalui procurement akan membuat kesepakatan harga dan kualitas barang melalui proses negosiasi. Harga terbaik yang disepakati ini yang nanti akan dibayar oleh perusahaan
-
Membuat purchase order
Berikutnya, pihak perusahaan akan membuat purchase order atau surat permohonan pengadaan barang. Isi surat tersebut harus detail, memuat jenis barang, jumlah, harga satuan, harga total dan kapan harus dikirim oleh vendor.
-
Menerima barang
Selanjutnya vendor akan mengirim barang sesuai dengan kesepakatan. Pengiriman ini tidak boleh melebihi waktu yang sudah ditentukan karena bisa jadi mengganggu aktivitas perusahaan yang memesannya. Biasanya dalam kontrak disebutkan, jika vendor terlambat mengirim barang akan dikenakan pinalti.
-
Pembayaran
Tahap terakhir adalah pembayaran. Setelah barang diterima, pihak procurement akan mengajukan pembayaran ke finance dengan menyertakan bukti penerimaan barang sehingga proses pembayaran bisa segera dilakukan.
Untuk memenuhi berbagai jenis barang keperluan kantor Anda bisa mendapatkannya di Blibli. Banyak vendor yang menjadi seller di Blibli siap membantu menyediakan aneka produk untuk kantor dengan kualitas terjamin dan harga yang sesuai. Kemudahan proses pemesanan bisa membantu Anda untuk segera memenuhi kebutuhan kantor tersebut.
Vendor yang ada di Blibli sudah berpengalaman sehingga bisa segera memenuhi kebutuhan barang-barang tersebut sesuai pesanan. Prosedur pengadaan barang di perusahaan dari vendor-vendor yang ada di Blibli mudah dan dapat menyesuaikan dengan kesepakatan. Kini Anda bisa segera melakukan pengadaan barang perusahaan dengan mudah dan cepat.
